Betrieben wird das System nicht von den Versicherern selbst, sondern von einer eigenständigen Auskunftei — seit Oktober 2025 der Besurance HIS GmbH. Eingemeldet wird nicht jeder Schaden, sondern nur, was nach festgelegten Kriterien auffällt: auffällig häufige Schäden am selben Fahrzeug oder derselben Person, ungewöhnliche Schadenbilder, erhebliche Vorschäden, Totalschäden und wiederbeschaffte Fahrzeuge. Zum Fahrzeug wird dabei die Identifizierungsnummer gespeichert, nicht der Schadenhergang.

Ein Eintrag ist kein Betrugsvorwurf und sperrt niemanden. Er führt dazu, dass der nächste Schaden genauer geprüft wird — dass etwa ein Sachverständiger die Vorschadenfrage klärt, bevor gezahlt wird. Praktisch relevant wird er vor allem beim Fahrzeugkauf: Ein als Totalschaden gemeldetes Auto trägt seine Geschichte über die Fahrgestellnummer mit sich, unabhängig davon, was im Inserat steht.

Gespeichert wird zeitlich begrenzt: Abfragen der Versicherer werden nach zwei Jahren gelöscht, die eingemeldeten Personen- und Fahrzeugdaten grundsätzlich zum Ende des vierten Kalenderjahres nach der Meldung. Kommt in dieser Zeit eine neue Meldung hinzu, beginnt die Frist von vorn — die Höchstdauer liegt bei zehn Jahren. Und du hast Rechte daran: Was über dich gespeichert ist, kannst du nach Art. 15 DSGVO kostenlos als Selbstauskunft anfordern; falsche Einträge lassen sich berichtigen, unzulässige löschen. Wer einen größeren Schaden reguliert hat, sollte diese Auskunft einmal einholen — schon um zu wissen, was ein Versicherer sieht, bevor er selbst es erfährt.